Arşiv Müdürlüğü

Arşiv Müdürlüğü

Rektörlük, müşavirlik, daire başkanlıkları, müdürlükler, merkezler ofislerinde oluşan ve işlemleri tamamlanmış belge / dosyalarını Birim Arşivi’nde yada doğrudan kendilerine Kurum Arşivi’nde tahsis edilen yerde 1 – 5 yıl arasında belirlenen ilke ve yöntemler çerçevesinde tutarlar ve gerekli birim arşiv işlemlerini yaparlar. Birim arşiv işlemleri tamamlandıktan sonra Kurum Arşivi’nin sorumluluğuna devrederler.

Bu birimlere ait üniteler (alt birimler) ayrı ayrı arşiv kurmazlar, ünite olarak belge/dosya işlemlerini yürütürler, işlemi biten belge/dosyalarını “Birim Arşivi” ne devrederler. Birim Arşivi görevlileri Birim Arşivi’ne gelmesini sağlayacak çalışma takvimini hazırlar ve uygular. Bu çalışma takvimine uymayan üniteleri ve aksamaları birim amirlerine bildirir. Birim amirleri (daire başkanları, müdürler vb.) gereken işlemleri yaptırmaktan sorumludur. Birim Arşivi görevlileri ayrıca, Rektörlük Kurum Arşivi Şube Müdürlüğü ile ilişkilerin yürütülmesinden de sorumludur.

Birim Arşiv görevlileri, ünitelerden dosyaları teslim alırken “Dosya İçerik Listesi” nin olup olmadığını kontrol eder, varsa eksikliklerin tamamlanmasını sağlar. Ardından üniteler tarafından hazırlanmış olan “Dosya/Klasör Devir – Teslim ve Envanter Formu” nu kontrol ederek teslim alır ve Birim Arşivi’nde ilgili yere koyar. “Dosya İçerik Listesi” ile “Dosya/Klasör Devir – Teslim ve Envanter Formu” nu elektronik ortamda da ilgili ünitelerden alır ve ilgili ünite adlarına göre açılmış dosyalar altında tutar. Çalışmaların ilerleyen aşamalarında elektronik belge yönetimi ve arşiv uygulamaları için bu kayıtlar büyük önem taşıyacaktır.

Birim Arşivi görevlileri “Birim Arşivi Envanteri” formunu hazırlamaktan sorumludur. Bu envanter Birim Arşivi’nde birikmiş şimdiye kadar herhangi bir işlem yapılmamış dosyaları da içerir. Ünitelerin belge ve dosyalarının değerlendirme – ayıklama – imha çalışmaları için ön hazırlığının yapılması çalışmalarının Rektörlük Kurum Arşiv Müdürlüğü’nün oluşturduğu takvime göre planlamaktan ve bunun için çalışma takvimi hazırlamaktan da sorumludur.

Birim Arşivi’ndeki dosyaların düzenlenmesini, muhafazasını, gereksinim duyulduğunda ilgili ünitelere verilmesinden ve tekrar geri gelmesini Birim Arşiv görevlileri takip eder.

Belge/dosya ve materyallerin değerlendirme-ayıklama-imha tespit çalışmalarında kılavuz olması için hazırlanan kriterlere ve saklama sürelerine ilişkin listelere http://arsivmud.kocaeli.edu.tr adresinden erişilebilmektedir.

Tespit raporları tavsiye niteliğindedir. Nihai karar tümüyle Ayıklama ve İmha Komisyonuna ait olacaktır.


Demo Settings
Header Colors
Navigation Colors
Footer Colors